Які переваги та недоліки зберігання первинних документів в електронному вигляді

Зберігання первинних документів в електронному вигляді полегшує доступ до інформації, зменшує витрати на зберігання документів, покращує обробку даних. Будь-хто, чи то відомі жінки керівники, чи менеджери проєктів, чи директори з розвитку бізнесу, кожен розуміє важливість електронних документів.

Переваги такого зберігання

Зберігання первинних документів в електронному вигляді має численні переваги. Ось деякі з них:

• ефективність і швидкість (електронне зберігання дозволяє швидше та ефективніше знаходити, переглядати та обробляти документи);
• оптимізація робочих процесів (електронні системи документообігу можуть автоматизувати багато рутинних завдань);
• економія простору і ресурсів (електронне зберігання документів усуває необхідність у фізичних просторах для архівування паперових документів);
• забезпечення безпеки інформації (використання електронних систем дозволяє застосовувати різні заходи безпеки, зменшується ризик втрати або несанкціонованого доступу до важливої інформації);
• довгострокове зберігання і можливість відновлення;
• спільні стандарти та сумісність.

Мінуси е-документів

Документи дуже часто зберігають в pdf-файлах чи графічних форматах. Це дійсно зручно. Важко уявити в сучасному світі використання тільки документів, надрукованих на папері.

Але в цьому є і мінуси та ризики. Потрібно враховувати такі моменти:

• безпека даних;
• ризик втрати даних;
• вартість впровадження та обслуговування;
• відповідність нормам законодавства;
• потреба в кваліфікованому персоналі;
• залежність від технологій.

Електронний архів

Здебільшого електронні архіви визначаються як системи зберігання, управління інформацією та доступу до електронних документів і даних. Вони можуть охоплювати різноманітні види електронних документів.

Електронний архів – це як “цифрова пам’ять”, де інформація зберігається і використовується у великому віртуальному сховищі. Це місце, де ви знаходите та зберігаєте цифрові файли як у реальному архіві. Але насправді ви можете набагато швидше знайти те, що вам потрібно.

Наприклад, провідна українська IT-компанія UNITY-BARS у своєму продукті пропонує такий функціонал:

• виконання операцій над файлами в рамках певного технологічного процесу: перегляд, перевірка, розміщення файлів в пакети різних типів і інші);
• формування, редагування, видалення пакетів файлів;
• підтримка електронних підписів;
• створення нових папок, редагування і видалення існуючих папок, угруповання документів у папки;
• веб-сервіс прийому документів з зовнішніх джерел.

Більшості з нас зрозуміло? як багато переваг ми отримуємо при зберіганні документів в електронному форматі. Їх набагато більше, ніж мінусів. Навіть, враховуючи певні незручності чи ризики, більшість із нас захоче використовувати електронні варіанти. Паперові документи – це минуле, а ми повинні дивитись у майбутнє. 

ПРОМО